Adjointe ou adjoint à la directrice administrative

Description de l'entreprise

Fondée en 1878, l'Université de Montréal forme aujourd'hui avec ses deux écoles affiliées, l'École Polytechnique et HEC Montréal, le premier complexe universitaire au Québec et le deuxième au Canada. Grande université de recherche, l'UdeM accueille plus de 62 864 étudiants, emploie 10 000 personnes et décerne près de 11 494 diplômes à tous les cycles d'études. Montréalaise par ses racines, internationale par vocation, l'Université de Montréal compte parmi les plus grandes universités de la francophonie.

Description de l’offre d’emploi

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous possédez de fortes habiletés communicationnelles et relationnelles et savez bâtir des relations solides avec vos collègues et partenaires;
• Vous faites preuve d’aisance en contexte interdisciplinaire et d’ouverture à l’équité, la diversité et l’inclusion;
• Vous êtes reconnu(e) pour votre leadership et votre sens de l'organisation, avec une grande habilité dans la gestion du changement;
• Vous êtes créative ou créatif et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices;
• Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui contribue à forger la société de demain.

Vos défis au quotidien

• Appuyer la Directrice Administrative dans l’avancement des dossiers et des projets en fonction des orientations facultaires.
• Gérer des projets de nature administrative notamment en matière d'infrastructures, d’approvisionnement, de rénovations, de gestion des espaces et de processus en tenant compte des impacts humains et financiers pouvant survenir (par exemple: appel d'offre, répartition des locaux, coordination des mouvements de personnel, achat de mobilier).
• Planifier, coordonner, superviser et évaluer le travail du personnel sous sa responsabilité. Voir au suivi des effectifs et à l’embauche de personnel au besoin.
• Collaborer à la définition des objectifs financiers et à la préparation des budgets annuels pour la faculté.  Produire les états financiers mensuels, comparer la performance versus le budget et les années antérieures. Préparer les révisions au budget au besoin. Recommander des scénarios de répartition de l'enveloppe budgétaire en identifiant les risques associés à ces scénarios pour permettre la prise de décision par la directrice administrative.  
• Planifier le processus budgétaire pour l'ensemble de la Faculté. Contrôler les dépenses imputées aux fonds courants et spéciaux de la Faculté. Concilier, analyser, évaluer les différents relevés financiers avec les budgets alloués.
• Agir en tant que personne-ressource auprès de tous les intervenants de la Faculté pour toute question reliée à la gestion financière de leurs secteurs d'activité et leur fournir son soutien en matière des procédures reliées à la gestion des ressources humaines (par exemple : embauche du personnel de recherche, règles financières, contrats, processus universitaires, processus budgétaires). La personne-ressource peut notamment accompagner, conseiller, outiller, organiser et planifier les différentes activités demandées.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

• Baccalauréat en administration, finance ou tout autre domaine pertinent à la fonction.
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente, dans le domaine de l’administration.
• Expérience en gestion et bonne connaissance du milieu universitaire et particulièrement de l’UdeM, sont des atouts.

Davantage d’information sur le poste

• Mandat temporaire de 18 mois.
• Entrée en poste : Dès que possible.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience3 à 5 ans